"ЮСИЭС СПб" (UCS SPb) — официальное представительство компании "ЮСИЭС" (UCS) в Санкт-Петербурге. Золотой партнер по итогам 2015 года.

+ 7 (812) 329 05 60


Система управления гостиницей UCS Shelter

Система UCS Shelter

Функциональность программно-аппаратного комплекса для управления гостиницей охватывает все аспекты гостиничного бизнеса: 

  • Работу с гостями (ведение базы данных, бронирование, размещение, выселение и т.д.) 
  • Управление внутренними службами гостиницы 
  • Учет продаж, ведение документооборота, работу со счетами 
  • Реализацию маркетинговых предложений 
  • Контроль работы персонала 
  • Финансовую аналитику 

Благодаря программе для гостиницы Shelter можно управлять всеми каналами продаж, такими как Booking.com, HRS, Hotel.de, Expedia, Venere, Agoda, OKTOGO, Ваш отель, Hostelworld, Hostelbookers, Sabre (Академсервис и Travelocity), Budgetplaces, Orbitz, InItalia, TravelEurope, Atrapalo, Escapio, BBPlanet, Splendia, HostelsClub и многими другими. Специальный интерфейс связи с системой управления продажами Channel Manager WuBook позволяет работать со всеми вышеперечисленными ресурсами непосредственно в системе управления гостиницей Shelter. По статистике Expedia, благодаря работе с Channel Manager WuBook доходность предприятия увеличивается на 10%. При этом система гарантирует абсолютную безопасность данных Ваших гостей. WuBook обладает сертификатом PSC II, с помощью которого можно принимать и хранить данные, в том числе и карты.

Система управления гостиницей Shelter, как и все продукты компании UCS, может быть интегрирована с другими системами автоматизации. Осуществить комплексную автоматизацию гостиницы можно с помощью системы Shelter – для объектов размещения, R-Keeper - для мест общественного питания, Абонемент - для тарификации посещения бассейна или СПА, StoreHouse - для ведения складского учета. Управлять системным комплексом можно централизовано: формировать единые отчеты по всем направлениям, реализовывать единую дисконтно-бонусную схему и так далее.

Управление гостиницей с использованием системы автоматизации Shelter позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции гостиничной программы.

Профессиональная система управления Shelter v.2

shelter2.jpg

Программно-аппаратный комплекс охватывает все аспекты деятельности объектов размещения:

  • поселение и выселение гостей 
  • ведение базы данных гостей 
  • поддержка единой системы безналичных платежей для гостей
  • управление внутренними ресурсами отеля 
  • бронирование номерного фонда 
  • координацию мероприятий 
  • контроль и мотивацию персонала 
  • финансовую аналитику 
  • взаимодействие с другими системами и многое другое. 

Но самое главное, что Shelter v.2 - это современный программный продукт, обладающий специальными возможностями и новыми функциями, которые помогут поднять уровень сервиса на новую высоту.

Shelter v.2 отличает интуитивно понятный и настраиваемый интерфейс. С помощью опций настройки пользователь может изменять внешний вид программы, выбирать цветовую схему, использовать изображения для локаций и подсказки, выделять удобные «горячие» кнопки. Все окна открываются в виде вкладок, можно одновременно работать с несколькими бронированиями, поселениями и фолио. Иконки функций управления помогают быстро ориентироваться в программе. Благодаря этому функциональное пространство дисплея можно сделать максимально комфортным для ежедневной работы, организовать его наиболее эффективным образом.

Информационно-управленческий комплекс Shelter v.2 обеспечен мощным потенциалом для проведения аналитики: с помощью системы можно формировать самые разнообразные отчеты, отслеживать все рабочие процессы и качество обслуживания в отеле. Софт оснащен функцией sms- и email-рассылок гостям для осуществления обратной связи по вопросам уровня сервиса.

В программном обеспечении предусмотрены разнообразные статистические отчеты, которые позволяют контролировать загруженность гостиницы, а сравнительные отчеты за несколько лет помогут грамотно сформировать тарифы.

shelterV2.png

Система легко интегрируется с системой управления точками общественного питания R-Keeper, а также платежной системой ReserveMaster. Кроме того, Shelter v.2 взаимодействует с системами управления продажами Channel Manager WuBook и Travelline Channel Manager. Таким образом можно единовременно управлять всеми каналами продаж непосредственно из системы Shelter.

Программное обеспечение поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Программно-аппаратный комплекс Shelter состоит из ядра и набора модулей. Ядро отвечает за интеграцию модулей и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет формировать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

shelterV2_1.png

Рабочие места системы управления гостиницей

Портье

  • информация о предстоящих заездах и выездах;
  • информация о наличии мест в гостинице;
  • информация о состоянии счетов гостей;
  • ввод данных о заездах (check-in, check-out);
  • размещение гостей;
  • текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
  • резервирование (индивидуальное, служебное);
  • информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
  • информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
  • информация о внесении депозитов за бронь;
  • работа со счетами гостей и клиентов;
  • внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
  • печать и выставление счетов клиентам;
  • создание мастер-фолио;
  • информация обо всех платежах и услугах;
  • печать дневных отчетов;
  • доступ к архиву счетов;
  • возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
  • при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
  • для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

Отдел бронирования

  • резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования;
  • печать подтверждений по брони;
  • информация о внесении депозитов за бронь;
  • анализ текущей и ожидаемой загрузки;
  • просмотр истории гостя.

 Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов 

  • разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов;
  • анализ расчетов с компаниями и турагенствами;
  • выставление счетов к оплате;
  • получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы;
  • доступ к архиву счетов.

Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping) 

  •  управление службами сервиса гостиницы;
  •  контроль состояния номерного фонда;
  •  информация о санитарном состоянии номеров;
  •  автоматизация управления персоналом - службой горничных;
  •  организация бюро находок;
  •  получение отчетов о работе сервисных служб;
  •  ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
  •  анализ текущего состояния номеров;
  •  управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
  •  прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

Офис программиста

  • управление интерфейсом с системой R-Keeper;
  • управление интерфейсом с телефонной станцией;
  •  информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией);
  •  управление интерфейсом с кабельным телевидением;
  •  информация о сеансах просмотра платного телевидения;
  •  настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
  •  поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
  •  настройка прейскурантов на различные внешние линии;
  •  управление телефонной станцией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
  •  подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

Офис финансового директора

  • ведение справочников предоставляемых услуг;
  • определение пакетов услуг;
  • определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
  • определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
  • определение типов и категорий гостей;
  • получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам;
  • изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
  • управление пакетами услуг и их тарифами;
  • управление справочником типов номеров;
  •  получение отчетов всех видов и т.д.

Касса

  • расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
  • полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
  • расчет с гостями за дополнительные услуги;
  • прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
  • возврат денег;
  • все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

Shelter v.2 Lite - программа для мини-отелей

Система Shelter v.2 Lite имеет ограниченный, относительно полной версии, функционал и предназначена для отелей с номерным фондом до 35 номеров.

Возможности системы

  • Настройки общей работы отеля, отчётов, внешнего вида, основных справочников системы. 
  • Служба размещения: индивидуальное бронирование с возможностью добавления организаций и карточек гостей во время создания брони. 
  • Работа с киоском. Эта функция позволяет продавать услуги, не привязываясь к фолио (счету) гостя. Таким образом, гостиница может осуществлять продажи не только для проживающих, но и для сторонних посетителей. Это очень удобно, в случае, если мини-отель предоставляет дополнительные услуги и товары, например, прокат велосипедов. 
  • Работа с кассой: X- и Z-отчёты, прямой доступ к функциям фискального регистратора. 
  • Ночной аудит: перевод даты в программе. При ночном аудите автоматически начисляются услуги проживания (за прошедшие сутки) и совершаются трансферы (также автоматически). Трансферы - это перевод услуги с фолио гостя на фолио организации. 
  • Работа с отчётами.

При попытке использовать в Шелтер Лайт недоступную функцию программа выдаст информацию о том, что доступ возможен только в полной версии программы. В случае необходимости Lite-версия может быть расширена до полной с соответствующей доплатой.

Таблица модулей системы управления Shelter

Наименование

Описание

Базовый блок (Настройки, Портье, Отчеты)

Настройка системы, добавление-удаление пользователей, регистрация групповых и индивидуальных заявок, подтверждение или отказ от брони. Поселение-выселение, ввод изменений в процессе проживания гостей, расчеты с гостями, выдача счетов, выдача фискальных документов, получение статистических отчетов о работе гостиницы

Модуль "ShelterPhone"

Тарификация исходящих из номеров звонков по тарифам гостиницы, занесение в фолио гостя

Интерфейс "Тарификатор Internet"

Тарификация интернета по тарифам гостиницы

Модуль Интернет-бронирования

Позволяет бронировать (для агенств и индивидуалов) номерной фонд с сайта объекта размещения

Интерфейс связи с GDS (Nota Bene)

Возможность бронирования номерного фонда через GDS

Модуль "Менеджер мероприятий"

Позволяет планировать мероприятия групповых заездов, а также управлять ресурсами отеля: бронировать услуги конференц-залов, банкетных залов, развлекательных центров. Возможность определения меню (из базы R-Keeper) для банкетов, кофе-брейков. Формирование отчетов по проводимым мероприятиям для различных служб гостиницы.

Модуль Горничные

Планирование и контроль работы горничных. Учет состояния номеров. Контроль остатков продуктов и напитков в минибарах. Автоматическое занесение стоимости и количества потребленных товаров на фолио (счет) гостя. Учет белья, моющих средств.

Модуль Минибар (устанавливается на наладонники)

Ввод информации о произведенной уборке (управление статусом номера), о потребленных продуктах и напитках по каждому номеру с применением переносных компьютеров типа "Palm". Использование возможно при наличии модуля "Горничные".

Headoffice Shelter

Централизованное управление Shelter (автоматизация удаленного офиса продаж, получение отчетов по нескольким объектам размещения)

Archimed

Автоматизация работы медицинской части санатория, дома отдыха. Составление расписаний приема специалистов. Запись на прием. Ведение историй болезни. Автоматизация работы лаборатории и т.д.

Абонемент

Автоматизация работы фитнесс-клуба, СПА-салона. Абонементы, расписание, запись к специалистам. Подключение турникетов и т.д.

Абонемент он-лайн

Просмотр расписания тренировок, покупка абонементов на сайте объекта, личный кабинет.

Банковский протокол

Интерфейс связи с ЦА банков (использующих протокол ABG)

Интерфейс "Замковая система"

Интерфейс связи системы Shelter с системами электронных замков (Salto, Adel, Cisa, VingCard (Norweq), Inhova и т.д.

Инфо-киоск

Информация об объекте размещения, возможность просмотра счета гостя

Интерфейс "1-С Бухгалтерия"

Передача финансовых результатов работы гостиницы в бухгалтерскую программу, SAP

ПДС

Персональная дисконтная система

Интерфейс "R-Keeper"

Связь системы управления гостиницей с ресторанной системой R-Keeper