"ЮСИЭС СПб" (UCS SPb) — официальное представительство компании "ЮСИЭС" (UCS) в Санкт-Петербурге. Золотой партнер по итогам 2015 года.

+ 7 (812) 329 05 60

Автоматизация сервиса по обслуживанию мероприятий

01.Авг.2012
Обычно, при проведении разного рода мероприятий в гостиничном комплексе, в подготовке к ним участвуют очень многие службы объекта размещения, в том числе и ресторан. Таким образом, при автоматизации процесса обслуживания мероприятий необходим комплексный подход и централизованное управление. Совместная установка системы для автоматизации гостиниц Shelter и системы автоматизации ресторанов R-Keeper, позволяет комплексно управлять объектом размещения сразу после установки и настройки приложений. Модуль, отвечающий за подготовку к мероприятиям, называется «Менеджер мероприятий».

Основные возможности

Комплексная автоматизация на базе систем Shelter и R-Keeper позволяет:
• планировать различные мероприятия в рамках групповых и VIP заездов гостей;
• управлять ресурсами отеля – бронировать услуги конференц-залов, банкетных залов, развлекательных центров, бассейнов, саун;
• определять заранее меню для планируемых мероприятий;
• фиксировать все данные по клиенту, оплатам, другую важную информацию;
• формировать отчеты по проводимым мероприятиям индивидуально для каждой из служб

«Менеджер мероприятий»: управление ресурсами объекта размещения

Все модули системы Shelter работают с общей базой данных, поэтому информация о бронировании тех или иных ресурсов через модуль «Менеджер мероприятий» автоматически попадает в общую сетку мероприятий гостиницы и позволяет избежать накладок, когда по ошибке персонала разные события планируются на одно и тоже время в одном и том же месте. Более того, система автоматически формирует для каждой из служб индивидуальное задание на подготовку к мероприятию.

Информация о бронировании автоматически отражается в окне «Загруженность ресурсов» и доступна всем ответственным лицам, при этом благодаря средствам визуализации сразу виден статус мероприятия: «не началось», «в процессе» или «закончилось». Пользователь имеет возможность выбирать удобный для него вид представления информации, например, в виде таблицы или «шахматки». Благодаря встроенному в модуль календарю облегчается выбор даты мероприятия, даже если оно запланировано за год вперед. Удобная система фильтров позволяет делать выборку информации по интересующим параметрам. Система сама контролирует емкость имеющихся ресурсов (залов для проведения мероприятий). Например, при попытке зарезервировать под большой банкет зал на небольшое количество мест, система уведомит пользователя о недостаточной емкости данного ресурса.

Управление рестораном

Автоматизация сервиса по обслуживанию мероприятий на базе систем Shelter и R-Keeper дает возможность персоналу ресторана гостиницы заранее определиться с выбором блюд для проведения мероприятия, рассчитать количество продуктов, которые будут необходимы для их приготовления, грамотно спланировать закупки и подготовку. А владельцу - избежать финансовых потерь, связанных с ошибками в расчете или недобросовестностью персонала, и быть уверенным, что банкет пройдет на должном уровне.

Денежный вопрос

Оплата за мероприятие может осуществляться при помощи наличных средств, по безналичному расчету, депозитами или сертификатами. Существует отдельное приложение «Договорная работа». Оно представляет собой базу данных компаний, с которыми сотрудничает гостиница. В базе хранятся контактные данные каждой фирмы, договора, в которых можно указать проценты комиссионного вознаграждения при бронировании, а также прописать скидки. Здесь же формируются особые тарифы для организаций и есть возможность установить квоты на определенные номера для какой-либо фирмы.

Shelter включает в себя удобные инструменты для работы с корпоративными клиентами и позволяет реализовывать любые схемы взаиморасчетов между заказчиком и объектом размещения. Например, при бронировании можно указать схему «трансфера» для организации. Есть несколько вариантов (можно пополнять список) – либо все услуги (проживание, питание и т.д.) попадают автоматически со счетов гостей на счет организации, либо только услуга проживания попадает на счет организации (тогда остальные услуги гости оплачивают самостоятельно). 

Все статьи